Mercredi, 11 Novembre 2009 15:51
Le fait est assez rare pour qu’il mérite d’être signalé, quiconque doit organiser un événement devrait trouver inspiration dans cette 3ème édition du "Guide Pratique de l'Organisteur".
Bien que conçu spécifiquement pour les responsables et techniciens d’associations sportives, il est tout à fait déclinable dans d’autres domaines et présente l’avantage d’être un véritable Road Map pour réussir ses événements qu’ils soient petits ou grands.
On pourrait lui reprocher son approche un peu réglementaire, mais une fois dépassé le côté un peu rébarbatif ...
Goutons un peu de cet ouvrage fort intéressant de 119 pages !
Chapitre 1 : La réglementation relative à l’organisation d’une manifestation sportive.
Prenez le temps de parcourir ce chapitre malgré tout. Vous y trouverez nombre d’informations sur les précautions à prendre telles que demande d’autorisation, assurance, sécurité, ... le tout agrémenté des formulaires et adresses de ces formulaires sur les sites gouvernementaux.
Chapitre 2 : Méthodologie de l’organisation d’une manifestation sportive.
Tout y est, (sans tout citer) depuis la manière de présenter un projet, d’élaborer des documents budgétaires, d’identifier ses ressources financières, exemple de lettre de demande de subvention, régime fiscal, collaborateurs, bénévoles, partenaires économiques, service sanitaire, promotion et communication, relation avec la presse, le protocole, ... jusqu’au “pense-bête” pour ne rien oublier.
Je ferais une halte sur un ou deux sujets qui me sont chers.
Promotion et Communication
Le guide introduit par :
“Force nous est de constater que la seule transmission d’une information, fusse-t-elle objective, concernant l’organisation d’un événement ne se suffit pas à elle-même car elle n’atteint que partiellement le public cible.”
C’est bien en effet de rappeler que la communication n’a de poids que si elle touche les différentes sensibilités de sa cible et par sensibilités on retiendra en premier lieu les différents médias qu’elle utilise et en second les messages qui l’a concerne.
Le puriste en marketing dirait que s’il existe des vecteurs de différentiation pour toucher un auditoire alors c’est qu’on n’a pas un seul public dans l’auditoire mais plusieurs. C’est vrai mais au fond, ce qui est intéressant est pratique et si de rappeler qu’il faut multiplier les moyens pour toucher en masse son public est plus facile à comprendre, alors j’adopte.
(voir Du Markeutinge et de la Comm, Décryptage #1 - Plan de Communication - Stratégie de Communication et Plan de Commucation et le Business Model)
Et de se lancer dans une explication tout à fait instructive :
“Les [associations] qui réussissent réellement à avoir un impact sur des cibles particulières de la population, ou des décideurs, cherchent d’abord à bien cerner les besoins, les attentes, les perceptions et les motivations des publics visés, leurs habitudes médias, leur milieu de vie et les normes sociales qui s’exercent sur eux.
Tout l’enjeu de l’organisateur de manifestation [sportive] (en tenant compte du fait que dans la plupart des cas les moyens financiers seront très limités voire inexistants) sera de trouver les meilleurs moyens pour communiquer efficacement, en évitant de tomber dans le piège du débutant qui veut généralement “tout dire, tout seul, tout de suite et à tout le monde”."
On ne peut que se réjouir de la présence de ces deux clés essentielles en matière de marketing et de communication.
On ne répétera jamais assez qu’avant de dire quelque chose à quelqu’un il faut savoir à qui l’on s’adresse et, par conséquent, le moment et le lieu propice pour le lui dire, la manière de lui dire et ce qui pour lui constituera les éléments de crédibilité du message, donc de l’émetteur.
On ne répétera jamais assez tout autant qu’il vaut mieux en dire assez mais pas trop pour autant de raisons que la principale qui est de susciter le questionnement et la participation de son interlocuteur.
D’une part ce qui nous avons vu plus haut, la segmentation d’une cible en publics d’intérêts ou de sensibilités nous invite à différencier nos médias et nos messages mais aussi, tout donner d’un coup équivaut à ne pas séduire.
(voir Du Markeutinge et de la Comm, Décryptage #1 - Le savoir-faire - l’anti-recette)
La communication est une histoire de bon sens. Pourquoi encore trouvons-nous moins d’intérêt à ceux qui ne cessent de parler qu’à ceux qui ménagent des espaces et se prêtent au jeu des questions réponses ? Pourquoi dans la relation amoureuse, les préliminaires sont-ils si importants ? Pourquoi parlons-nous à nos amis de la pub au message bizarroïde qui nous promet une suite alors que l’on glisse à la vitesse de l’éclair sur celle qui nous a promis une fraîcheur glacée en s’abreuvant de leur boisson ?
La réponse tenait dans une phrase simple et facile à comprendre qu’on m’enseigna il y a quelques années : “tout dire équivaut à faire tout consommer”. Pourquoi voudrais-tu que le lecteur deviennent client si, à travers tes pubs, il n’a plus rien à consommer ?
L’article se propose ensuite de faire le tour du vocabulaire du domaine de la Promotion et Communication et de rapprocher chacun des termes courants au domaine du Sport, d’une association sportive, ... : Information, Communication, Promotion, Relations publiques, Stratégie, Slogan, Logo.
Puis de brosser rapidement des notions de communication spécifiques :
La communication “traditionnelle” avec l’élaboration d’un plan de communication (objectifs, analyses des publics cibles, stratégie, procédures)
La communcation externe avec un tour d’horizon des différents médias et la manière de s’en servir dans le cadre sportif et associatif (Presse magazine, presse hebdo, presse quotidienne, Parutions institutionnelles, Radio, Télévision).
Dommage, l’article a visiblement oublié le web et les médias sociaux.
Les relations avec les journalistes
Bien qu’assez sommaire, cet article propose 5 clés principales pour attirer l’attention des journalistes qui méritent d’être citées :
"5 éléments de base pour attirer l’attention des journalistes :
1- Présenter votre manifestation clairement : son projet, son histoire, ce qui constitue sa différence.
2- Présenter le public : savoir à qui l’on s’adresse ; qui sont précisément les personnes que l’on veut toucher ? Quelles sont leurs préoccupations ? À qui voulez-vous vous adresser réellement ? Aux élus ? Aux parents du quartier ? Aux jeunes d’un village ? Aux femmes ? Que pense réellement votre public ? Que connait-il de vous ? Quelle image se fait-il de vous, de vos activités, de vos idées ?
3- Présenter le message : que voulez-vous dire au juste ?
4- Pourquoi ? Quel est votre problème ? Poser la question “pourquoi” permet de vérifier si le message que vous avez conçu sert réellement l’objectif premier de la publicité.
5- Quand et Comment ? 50% de la communication passe par la forme. Les médias déterminent la moitié de votre message. Consacrez autant de temps à choisir les images et la qualité du papier qu’à rédiger vos textes."
Il faut apporter une réserve sur le point 2. Si comme le souligne l’article “la première chose qui intéresse les médias est l’événement : du neuf, des faits, du vécu, de la vie !”, il manque une notion essentielle dans la liste : “du scandale (ou de la polémique)” - à moins que cette notion n’entre dans le “neuf”, les “faits”, le “vécu” et la “vie” ?
Dans un univers banal dans lequel, à priori - j’insisterais sur le “a priori” - rien n’est exceptionnel, comment susciter de l’intérêt, et par conséquent créer un impact ?
Quelques-uns ont trouvé et s’y adonnent à cœur-joie ! Très fiers, ils vous débitent la dernière mauvaise nouvelle du quartier et de vous donner du : “Tu sais le père Machinchose, y parait qu’il a planté sa voiture parce qu’il était cuit en rentrant du bistrot”.
Au-delà du cancan qui n’est, paraît-il, pas un fait de journaliste puisque ce dernier est normalement encadré par le devoir de la presse et de sa mission de protection de la démocratie, il faut quand même rappeler un phénomène malheureusement très classique.
Je disais tout à l’heure que j’insistais sur le “a priori que rien ne serait exceptionnel”. Pourtant, n’est-ce pas une histoire de regard ? Tenez, des enfants qui ont travaillé toute une année pour faire un spectacle. Ça peut être banal (on en voit chaque année) ou ça peut être captivant selon qu’on “attaque” l’événement sous l’angle de la valorisation du parcours réalisé (leur compétences avant et celles acquises, les anecdotes de l’apprentissage ...) ou sous celui de la banalité factuelle (c’était jeudi, ils ont chanté telles chansons, ils étaient 30, voici la photo).
Si j’ai tenu à apporter une réserve sur le point 2, c’est qu’il y a des presses très différentes et vous devriez non seulement savoir à quelle type de presse vous vous adressez mais aussi à savoir à quel journaliste vous vous adressez. Aujourd’hui avec l’internet, rien de plus facile que de chercher les articles du journaliste à qui vous allez adresser votre communiqué de presse, histoire de vous faire une idée du style de ce dernier : verre à moitié vide ou verre à moitié plein, angle valorisation ou angle banalité factuelle ?
Je ne saurais trop vous conseiller de ne pas faire trop facilement ami-ami avec les journalistes (à moins que ce ne soient vos amis proches). Car il est facile de tomber dans le piège d’un peu trop de sympathie qui délierait un peu trop votre langue quant aux sujets évoqués dans le point 2 et de vous retrouver avec un article qui explique ce qui relève d’une stratégie que vous ne devez pas révéler sous peine de la voir ne pas fonctionner comme par exemple : “Pour sensibiliser les élus sur le bien fondé de leur action, le Club Z a organisé une rencontre festive et amicale où une majorité de la population du quartier était présente. Devant le parterre d’électeurs potentiels participant à cette soirée, le maire a fait le déplacement”. Votre public risquerait de vous en vouloir sérieusement de lui avoir “menti” en lui vendant : “Refondons l’amitié entre voisins, comme au temps de nos parents”.
Chapitre 3 : Les organisations sportives
Différents types d’organisation, tournois, épreuves multiples, relais, sorties, sport vacances, ...
Chapitre 4 : Les organisations particulières
“Les associations, afin de développer leurs ressources propres et se faire connaître, ont quelquefois l’occasion d’organiser des manifestations non sportives (spectacles, kermesses, soirées, etc...) [...]”
Vous l’avez compris, dans bien des cas, les seules adhésions à l’association, même complétées de divers subventions, ne suffisent pas à couvrir le budget de fonctionnement ou de développement. Parfois aussi, l’organisation d’événements périphériques à l’activité permettent de communiquer et d’aller chercher de nouveaux adhérents dans un public que l’on rassemble autour d’un thème ludique, festif, ...
Faisons une deuxième halte sur un article intitulé intéressant.
Droit à l’image
Ce sujet est devenu un nouveau casse tête pour les organisateurs de manifestations, d’événements, de rencontres, de soirées, ...
Nouveau casse-tête parce que si la législation a bien fait de fixer le cadre de l’exploitation de l’image des individus et de son caractère privatif, elle n’a pas suffisamment rendu compréhensible cette protection de l’image au point que l’on entend à peu près tout et son contraire sur le sujet.
Nouveau casse-tête encore parce que, pour que des manifestations existent, il faut aussi en faire la promotion et pas seulement avant mais aussi après. La photo et la vidéo sont les outils les plus efficaces pour montrer ce qui s’est passé, le montrer à ceux qui n’y étaient pas et les inciter à venir la prochaine fois, le montrer à ceux qui y étaient mais qui n’ont pas nécessairement “gouté” à l’événement dans sa globalité.
Or il apparait que l’opacité de la législation, tout autant d’ailleurs qu’une diffusion de bouche-à-oreille des principes qui la régisse, ont fait naitre de nouveaux chantres de la protection de leur image ou de celles de leurs progénitures qui frisent parfois le ridicule ou l’engagement anti-tout.
Il faut noter que cet ouvrage n’éclaircit que partiellement le sujet puisqu’il ne met pas en évidence deux choses très distinctes que sont celles du droit à l’image et celle du droit de diffusion.
Il faut recontextualiser les choses. Monsieur Z ne veut peut-être pas que sa présence à l’événement Y circule sur internet, pourtant Monsieur Z était bien présent à l’événement Y et plusieurs personnes en ont été témoins. Dans le cadre restreint de diffusion auprès des présents à l’événement Y, il n’est pas nécessaire d’obtenir d’autorisation de diffusion de Monsieur Z, car il s’agit du cadre “privé” des personnes présentes.
L’article 9 du code civil dicte le fait que “chacun a droit au respect de sa vie privée”. Très bien. S’agit-il de la vie privée de Monsieur Z quand Monsieur Z se montre dans l’événement Y au risque (si risque il court) d’être vu par des tiers qui ne devraient pas l’y voir ? Il semble que ce soit "vrai". Mais tant que la diffusion ne dépasse pas le cadre privée, donc le cercle que représentent les convives de l’événement, il y a-t-il violation de la vie privée. Et bien non. Évidemment, si le cercle est “public”, la diffusion devenant publique, il y aura donc bien violation de la vie privée.
C’est ainsi que tendent à se confondre droit à l’image et droit de diffusion. Et que l’on voit apparaitre des agressifs qui s’opposent farouchement à ce qu’on les prennent en photo (même en groupe) ou qui veulent que le visage de leur enfant soit flouté dans l’exposition photographique à destination des parents des enfants qui sont allés en Italie pour leur voyage scolaire.
Toujours est-il qu’il vaut mieux prendre ses précautions que de risquer de tomber sur le juriste de service et de respecter les règles simples qui sont proposées par cet ouvrage :
1- Utiliser un formulaire d’abandon du droit d’image lors d’une manifestation (à faire signe par les personnes pouvant figurer sur les photos).
2- Se procurer l’autorisation parentale sur la fiche d’inscription au club ou pour un stage sportif divers.
3- Prendre des photos en action qui justifient l’utilisation promotionnelle.
4- Veiller à prendre des photos de groupe qui évitent une interprétation individuelle.
Il faut préciser pour le point 3 que le fait d’être acteur-participant dans l’événement justifie d’autant moins une opposition du “droit à l’image”, tout autant que dans le cadre d’une photo de groupe qui visent à témoigner de l’événement dans sa globalité sans mettre qui que ce soit en avant.
Chapitre 5 : Adresses utiles
Ce chapitre est peu transposable à d'autres activités mais qui laissent quand même imaginer, vu la liste d'adresses proposée, qu'un bon nombre d'organismes doit exister dans le domaine spécifique pour lequel vous souhaitez organiser un événement.
Comment se procurer ce guide ?
Le “Guide Pratique de l’Organisateur” est édité par l’Association Aquitaine Sport pour Tous, soutenu financièrement par la Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse et des Sports d’Aquitaine-Gironde et le Conseil Régional d’Aquitaine et auquel à collaboré le Comité Régional Olympique et Sportif d’Aquitaine (CROS Aquitaine).
Vous pouvez vous procurez ce guide en vous adressant au CROS Aquitaine, il est gratuit et nous vous coûtera que les frais d’expédition d’un montant de €3,02.
Le bon de commande ici.
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